Fungsi Manajemen 3

Soal

1. Fungsi Manajemen, yaitu: Planning, Organizing, Controling, mrmpunyai hubungan yang sangat erat dalam mencapai tujuan. Jelaskan keterkaitan 3 (tiga) unsure tersebut dalam memaksimalkan pencapaian tujuan!

Jawab

Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling).

1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Manajemen merupakan seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan.
Penyelesaian sesuatu tersebut melibatkan 3 faktor, yaitu :
1. Adanya penggunaaan sumber daya organisasi.
2. Adanya proses yang bertahap mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan hingga pengendalian dan pengawasan
3. Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
Soal
2. Membicarakan manajemen pembiayaan terkait terkait 4 (empat) prinsip penting, yaitu: transparasi, akuntabilitas, efektifitas dan efisiensi. Jelaskan masing-masingnya!
Jawaban
1. Transparansi
Transparan berarti adanya keterbukaan. Transparan di bidang manajemen berarti adanya keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Di lembaga pendidikan, bidang manajemen keuangan yang transparan berarti adanya keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga pendidikan, yaitu keterbukaan sumber keuangan dan jumlahnya, rincian penggunaan, dan pertanggungjawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahuinya.
2. Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah kondisi seseorang yang dinilai oleh orang lain karena kualitas performansinya dalam menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan yang menjadi tanggung jawabnya. Akuntabilitas di dalam manajemen keuangan berarti penggunaan uang sekolah dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan
3. Efektivitas
Efektif seringkali diartikan sebagai pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Garner(2004) mendefinisikan efektivitas lebih dalam lagi, karena sebenarnya efektivitas tidak berhenti sampai tujuan tercapai tetapi sampai pada kualitatif hasil yang dikaitkan dengan pencapaian visi lembaga. Effectiveness ”characterized by qualitative outcomes”. Efektivitas lebih menekankan pada kualitatif outcomes. Manajemen keuangan dikatakan memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang dilakukan dapat mengatur keuangan untuk membiayai aktivitas dalam rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan kualitatif outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
4. Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. Efficiency ”characterized by quantitative outputs” (Garner,2004). Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara masukan (input) dan keluaran (out put) atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud meliputi tenaga, pikiran, waktu, biaya
Soal
3. Apa tujuan manajemen personalia? Sesuai dengan tujuan tersebut, ada dua unsure atau komponen yang sangat penting, yaitu: pengembangan personalia dan hubungan antar personalia. Jelaskan kepentingan pengaturan dua unsure tersebut!
Jawaban
Tujuan utama dari manajemen sumber daya manusia (personalia) adalah untuk meningkatkan kontribusi sumber daya manusia (karyawan) terhadap organisasi dalam rangka mencapai produktivitas organisasi yang bersangkutan. Hal ini dapat dipahami bahwa semua kegiatan organisasi dalam mencapai misi dan tujuannya adalah sangat tergantung kepda manusia yang mengelola organisasi itu. Oleh sebab itu sumber daya manusia (karyawan) tersebut harus dikelola sedemikian rupa sehingga berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai misi dan tujaun organisasi.
Tujuan ini dapat dijabarkan ke dalam 4 tujuan yang telbih operasional sebagai berikut:
a. Tujuan masyarakat (societal objective)
Unutk bertanggung jawab secara sosial dalam hal kebutuhan dan tantangan-tantangan yang timbul dari masyarakat. Suatu organisasi yang berada di tengah-tengah masyarakat diharapkan membawa manfaat atau keuntungan bagi masyarakat. Oleh sebab itu suatu organisasi mempunyai tanggung jawab dalam mengelola sumber daya manusianya agar tidak mempunyai dampak negatif terhadap masyarakat.
b. Tujuan organisasi (organization objective)
Untuk mengenal bahwa manajemen sumber daya manusia itu ada (exist), perlu memberikan kontribusi terhdap pendayagunaan organisasi secara keseluruhan. Manajemen sumber daya manusia bukanlah suatu tujuan dan akhir suatu proses, melainkan suatu perangkat atau alat untuk membantu tercapainya suatu tujuan organisasi secra keseluruhan. Oleh sebab itu suatu unit atu bagian manajemen sumber daya di suatu organisasi diadakan untuk melayani bagian-bagian lain organisasi tersebut.
c. Tujuan fungsi (fungsional objective)
Untuk memelihara (maintain) kontribusi bagian-bagian lain agar mereka (sumber daya manusia dalam tiap bagian) melaksanakan tugasnya secara optimal. Dengan kata lain setiap sumber daya manusia atau karyawan dalam organisasi itu menjalankan fungsinya dengan baik.
d. Tujuan personel (personel objective)
Untuk membatu karyawan atau pegawai dalam mencapai tujuan-tujuan pribadinya,dalam rangka pencapaian tujuan organisasinya. Tujuan-tujuan pribadi karyawan seharusnya dipenuhi, dan ini sudah merupakan motivasi dan pemliharaan (maintain) terhadap karyawan itu.
Soal
4. Terdapat peerbedaan para ahli tentang fungsi-fungsi manajemen .
a. Kenapa terjadi perbedaan tersebut!
b. Pada unsure mana saja terjadi perbedaan tersebut?
Jawaban
• Sampai saat ini belum ada konsensus baik diantara praktisi maupun para teoritikus mengenai apa yang menjadi fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen. Berbagai pendapat mengenai fungsi – fungsi manajemen akan tampak jelas dengan dikemukakan-nya pendapat beberapa penulis sbb :
Beberapa pendapat tentang fungsi manajemen
Louis A. Allen Leading, Planning, Organizing, Controlling
Prajudi Atmosudirjo Planning, Organizing, Directing atau Actuating, Controlling
John Robert Beishline Perencanaan, Organsasi, komando, kontrol
Henry Fayol Planning, Organizing, Commanding, coordinating, controlling
Luther Gullich planning, organizing, staffing, directing,coordinating, reporting, budgeting
Koontz O’ Donnel organizing, staffing, directing planning, controlling
William H.Newman Planing, Organizing, assembling, Resources, directing controling
SP. Siagiang planning, organizing, motivating, controlling
William Spriegel planning,organizing,Controling
George R.terry Planning,organizing, Actuating,controlling
Lyndak F.Urwick Forecasting,Planning,Organizing, Comanding, Coordinating, Controling
Winardi Planning,organizing, coordinating, ctuating, leading, comunication, Cntroling
The Liang Gie Planning, Decision,Decion making, Directing, Coordinating, Controling, Improving.
Pada hakikatnya, bila dikombinasikan pendapat ketiga belas penulis diatas, maka fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut :
1) Forecasting
2) Planning termasuk budgeting
3) Organizing
4) Staffing atau Assembling Resources
5) Directing atau commanding
6) Leading
7) Coordinating
8) Motivating
9) Controlling
10) Reporting
A. Forecasting
• Kegiatan meramalkan memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.
• Misalnya suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar ke akademi tersebut.
• Ramalan tersebut dengan menggunakan beberapa indikator, misalnya jumal lulusan SLTA.
• Suatu perusahaan industri harus mengadakan forescasting tentang penjualan hasil produksi dengan memperhatikan jumlah penduduk pada daerah penjualan, income perkapita anggota masyarakat, kebiasaan membeli dsb.
B. Planning termasuk budgeting
• Berbagai alasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai kepada perumusan yang lebih rumit.
• Ada yang merumuskan dengan sangat sederhana, misalnya perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.
• Pembatasan yang agak komplek merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai. Bila hal itu dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggungjawab dan penetapan mengapa hal itu harus dicapai.
Hampir sama dengan pembatasan terakhir dimana perumusan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada 6 pertanyaan sbb :
1. tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. dimanakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu dilaksanakan ?
5. siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan
• Sesungguhnya fungsi perencanaan bukan saja menetapkan hal-hal tersebut diatas, tetapi juga dalam fungsi perencanaan sudah termasuk didalamnya penetapan budget.
• Oleh karenanya lebih tepat bila perencanaan atau planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan, police, prosedure, budget dan pogram dari suatu organisasi.
• Jadi dengan fungsi planning termasuk budgeting yang dimaksudkan fungsi manajemen dalam menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi menetapkan peraturan dan pedoman pelaksanaan yang harus dituruti dan menetapkan ikhtiar biaya yang diperlukan dan pemasukan uang yang diharapkan akan diperoleh dari rangkaian tindakan yang akan dilakukan
C. Organizing
• Dengan organzing dimaksudkan mengelompokkan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.
• Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggungjawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktifitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
D. Staffing atau assembling resources
• Istilah staffing diberikan oleh Luther Gulick, Harold Koonz dan Cyril O’Donnel sedangkan assembling resources dekemukan oleh William Herbar Newman : istilah itu cenderung mengandung pengertian yang sama.
• Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberikan daya guna maksimal kepada organisasi.
• Organizing dan staffing merupakan dua fungsi manajemen yang sangat erat hubungannya.
• Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi.
• Sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang – orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada di dalam organisasi tersebut.
E. Directing atau commanding
• fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas maing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.
• Directing/commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan saja agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasi kegiatan berbagai unsure organisasi agar efektif tertuju pada realisasi tujuan yang ditetapkan sebelumnya
F. Leading
• Istilah leading yang merupakan salah satu fungsi manajemen yang dikemukan oleh Loius A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak.
• Pekerjaan leading meliput 5 macam kegiatan yakni mengambil keputusan, mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dengan bawahan, memberi semangat, inspirasi, dan mendorong kepada bawahan supaya merekan bertindak, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan
G. Coordinating
• Merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan.
• Kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi.
• Usaha yg dapat dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi instruksi,perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan, bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi teguran.
H. Motivating
• Merupakan kegiatan salah satu fungsi menejemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara sukarela sesuai apa yg dikehendaki oleh atasan.
• Pemberian inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditujukan agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka lebih berdaya guna dan berhasil guna.
I. Controlling
• Sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yg berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yg dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yg sudah digariskan semula.
• Dalam melaksanakan kegiatan kontroling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yg diinginkan dicapai.
J. Reporting
Pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yg lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam menerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yg memberi laporan.
Fungsi-fungsi lain dari seorang manajer
Apa yg telah dibicarakan di atas adalah fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan, sering disebut internal function of manager. Jadi fungsi-fungsi manajer ke dalam perusahaan dapat di lihat dari dua sudut yaitu:
• dari sudut proses yakni perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan.
• dari sudut subjek atau bidang yaitu keuangan, personalia, pemasaran, pembelian, produk
• Dalam bidang produksi para manajer harus mengusahakan agar barang-barang yang diproduksi dengan teknik yang memudahkan pekerjaan pegawai shingga dapat diproduklsikan barang-barang dengan biaya sekecil mungkin dengan kalitas yang baik dalm jumlah yang diinginkan dan dalam waktu secepat mungkin.
• Dalam bidang pembelian, para manejer harus mengusahakan agar bahan-bahan dapat dibeli pada tempat yang tepat, dengan waktu yang tepat, serta dengan harga dan layanan yang tepat sehingga tidak akan mengganggu kegiatan-kegiatan di bidang produksi.
• Dalam bidang pemasaran, para manajer harus mengusahakan agar hasil-hasil produksinya dapat disalurkan dari saluran-saluran distribusi yang tepat sehingga harga penjualannya dapat dijangkau oleh tenaga pembeli kaum konsumen
Selain fungsi manajer ke dalam perusahaan, ada pula fungsi-fungsi manajer keluar perusahaan, yang kita sebut external function of a manager. Fungsi manajer ke luar perusahaan ini ada tiga jenis, yaitu sbb:
• mewakili perusahaan di bidang pengadilan
• mengambil kegiatan sebagai warga negara biasa
• mengadakan hubungan dengan unsur masyarakat (stakeholder)
• Setiap perusahaan tidak berdiri sendiri, ia memerlukan hubungan dengan unsure masyarakat. Baik tidaknya hubungan perusahaan dengan unsure masyarakat memegang peranan penting dalam berhasil tidaknya seorang manajer untuk merealisasikan tujuannya. Untuk menghadapi masyarakat luar, manajer perusahaan harus melaksanakan kegiatan, antara lain sebagai berikut:
1. mengadakan pengumuman, komunike-komunike, dan artikel-artikel
2. menyelenggarakan konferensi pers dan pertemuan
3. menyelenggarakan pameran
4. mengatur siaran melalui radio/media
5. mengadakan kontak dengan unsur pemerintah dan masyarakat
6. membuat analisa dari pendapat umum
7. menerima kunjungan pihak luar ke dalam perusahaan
Soal
5. Ada keharusan untuk menata masa depa yang lebih baik. Bagaimana menurut anda memanaj pendidikan kedepan atau lebih dikenal manajemen masa depan?
Jawaban
Untuk mencapai tujuan pendidikan yang berkualitas diperlukan manajemen pendidikan yang dapat memobilisasi segala sumber daya pendidikan. Manajemen pendidikan erat kaitannya dengan efisiensi dalam pemanfaatan sumber yang ada. Para pendidik kita yang tersebar di pelbagai penjuru tanah air perlu menyadari pentingnya konsep-konsep manajemen pendidikan yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi sosial ekonomi yang serba tida merata itu. Di dalam buku ini dibicarakan manajemen pendidikan nasional yang sistematis dan terpadu. Gagasan-gagasan yang dikemukakan selain bersifat filosofis juga menyangkut masalah yang bersifat praktis, mengingat perlunya manajer-manajer pendidikan yang terampil agar mampu menghadapi masalah yang serius yang timbul di tengah-tengah masyarakat dan mampu menanggulanginya dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang, bahwa sudah tiba saatnya dunia pendidikan kita dikelola secara efisien dan profesional agar dapat menghasilkan manusia yang berkualitas dan bermutu tinggi.
Soal
6. Pemerintah merancang MBS (Manajemen Berbasis Sekolah) dalam rangka meningkatkan mutu sekolah.
a. Bagaimana menurut anda aplikasi MBS saat ini?
b. Hal-hal apa saja yang sangat perlu dikembangkan ke depan dalm konsep MBS itu?
Jawaban
a. MBS adalah upaya serius yang rumit, yang memunculkan berbagai isyu kebijakan dan melibatkan banyak lini kewenangan dalam pengambilan keputusan serta tanggung jawab dan akuntabilitas atas konsekuensi keputusan yang diambil. Oleh sebab itu, semua pihak yang terlibat perlu memahami benar pengertian MBS, manfaat, masalah-masalah dalam penerapannya, dan yang terpenting adalah pengaruhnya terhadap prestasi belajar murid.
Manajemen berbasis sekolah dapat bermakna adalah desentralisasi yang sistematis pada otoritas dan tanggung jawab tingkat sekolah untuk membuat keputusan atas masalah signifikan terkait penyelenggaraan sekolah dalam kerangka kerja yang ditetapkan oleh pusat terkait tujuan, kebijakan, kurikulum, standar, dan akuntabilitas. Tampaknya pemerintah dari setiap negara ingin melihat adanya transformasi sekolah. Transformasi diperoleh ketika perubahan yang signifikan, sistematik, dan berlanjut terjadi, mengakibatkan hasil belajar siswa yang meningkat di segala keadaan (setting), dengan demikian memberikan kontribusi pada kesejahteraan ekonomi dan sosial suatu negara. Manajemen berbasis sekolah selalu diusulkan sebagai satu strategi untuk mencapai transformasi sekolah.
b. Sejak awal, pemerintah (pusat dan daerah) haruslah suportif atas gagasan MBS. Mereka harus mempercayai kepala sekolah dan dewan sekolah untuk menentukan cara mencapai sasaran pendidikan di masing-masing sekolah. Penting artinya memiliki kesepakatan tertulis yang memuat secara rinci peran dan tanggung jawab dewan pendidikan daerah, dinas pendidikan daerah, kepala sekolah, dan dewan sekolah. Kesepakatan itu harus dengan jelas menyatakan standar yang akan dipakai sebagai dasar penilaian akuntabilitas sekolah. Setiap sekolah perlu menyusun laporan kinerja tahunan yang mencakup “seberapa baik kinerja sekolah dalam upayanya mencapai tujuan dan sasaran, bagaimana sekolah menggunakan sumber dayanya, dan apa rencana selanjutnya.”
Perlu diadakan pelatihan dalam bidang-bidang seperti dinamika kelompok, pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, penanganan konflik, teknik presentasi, manajemen stress, serta komunikasi antarpribadi dalam kelompok. Pelatihan ini ditujukan bagi semua pihak yang terlibat di sekolah dan anggota masyarakat, khususnya pada tahap awal penerapan MBS. Untuk memenuhi tantangan pekerjaan, kepala sekolah kemungkinan besar memerlukan tambahan pelatihan kepemimpinan.
Dengan kata lain, penerapan MBS mensyaratkan yang berikut:
1. MBS harus mendapat dukungan staf sekolah.
2. MBS lebih mungkin berhasil jika diterapkan secara bertahap. Kemungkinan diperlukan lima tahun atau lebih untuk menerapkan MBS secara berhasil.
3. Staf sekolah dan kantor dinas harus memperoleh pelatihan penerapannya, pada saat yang sama juga harus belajar menyesuaikan diri dengan peran dan saluran komunikasi yang baru.
4. Harus disediakan dukungan anggaran untuk pelatihan dan penyediaan waktu bagi staf untuk bertemu secara teratur.
5. Pemerintah pusat dan daerah harus mendelegasikan wewenang kepada kepala sekolah, dan kepala sekolah selanjutnya berbagi kewenangan ini dengan para guru dan orang tua murid.